4 % du chiffre d’affaires annuel mondial : c’est le montant des sanctions pécuniaires qui peuvent s’appliquer aux entreprises en cas de non-respect du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) selon la CNIL (Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés). Au-delà de constituer un rempart nécessaire pour protéger les données personnelles des internautes, le cadre législatif et réglementaire français entraîne également des enjeux financiers pour les organisations.
La conformité réglementaire est plus qu’une obligation légale : elle constitue le socle de la confiance des clients et de la pérennité des activités. Les exigences de transparence, de confidentialité et de consentement imposées par la loi représentent cependant un défi opérationnel majeur pour les sociétés. Le Master Data Management (MDM) émerge alors comme un outil indispensable pour les structures souhaitant garantir leur conformité tout en optimisant la gestion de leurs données.
Comment le MDM peut-il aider les entreprises à répondre aux exigences de conformité des données ? Semarchy vous explique.
Le cadre législatif et réglementaire français pour la protection des données
Les lois sur les données personnelles sont nombreuses : si un cadre réglementaire et législatif global est présent en France, divers textes régissent également des domaines spécifiques. Dans cet article, nous nous concentrons plus particulièrement sur les deux lois qui s’appliquent majoritairement sur le territoire : le RGPD et la loi Informatique et Libertés.
Le RGPD
Le Règlement Général sur la Protection des Données, entré en application le 25 mai 2018, constitue le cadre réglementaire européen en matière de protection des données personnelles. La CNIL définit une donnée personnelle comme “toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable”, de manière directe (nom, prénom) ou indirecte (numéro, identifiant, donnée biométrique, etc.).
Applicable à toutes les entreprises traitant les données de citoyens de l’Union européenne, le RGPD impose des obligations strictes, telles que la transparence dans la collecte des données, le droit d’accès pour les personnes concernées et le droit à l’effacement. Il introduit également des exigences en matière de consentement, disposant que les individus doivent fournir leur accord explicite avant que leurs données soient collectées et traitées.
La loi Informatique et Libertés
La loi Informatique et Libertés, adoptée en 1978 et mise à jour en 2018 pour intégrer les dispositions du RGPD, a pour objectif de protéger les données à caractère personnel des individus en France.
Elle établit des principes fondamentaux tels que la finalité de la collecte des données, la minimisation des données et la durée de conservation limitée des informations. Cette loi sur les données personnelles renforce également les droits des personnes, en leur permettant d’accéder à leurs données, de les rectifier ou de demander leur suppression.
La Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés, ou CNIL, est l’autorité de régulation française responsable de veiller au respect de ces règles et de promouvoir la protection des données personnelles.
Le MDM : une solution clé pour des données conformes
Le RGPD et la loi Informatique et Libertés forment un cadre robuste qui régit le traitement des données personnelles et impose aux organisations de prendre des mesures proactives pour garantir la conformité des informations qu’elles détiennent. Le MDM répond à cette nécessité en centralisant, en sécurisant et en simplifiant la gestion et la gouvernance des données.
Centralisation des données pour une source unique de vérité
Qu’entend-on par Master Data Management ou MDM ? Il s’agit d’une discipline de gestion des données qui consiste en la création d’une source unique de vérité pour l’entreprise.
Aussi appelé gestion des données de référence ou gestion des données maîtres, le MDM nettoie, consolide et gère les données critiques d’une société. Les données maîtres constituent toutes les informations relatives aux opérations et aux transactions : produits et services, personnes, lieux, etc. Les données personnelles des clients sont donc directement concernées.
Le Master Data Management permet à une organisation de disposer d’un référentiel fiable, unique et cohérent de données. Les données personnelles des utilisateurs et des clients sont clairement identifiées et regroupées, ce qui permet un accès facilité, ainsi qu’une meilleure traçabilité quant aux traitements subis par l’information.
Gouvernance des données et sécurité
Le Master Data Management établit une politique de gouvernance de la donnée, mais aussi des mesures en termes de sécurité. Ces dernières sont constituées d’un ensemble de règles, de pratiques et de procédures établies pour gérer les informations et garantir leur protection.
Des rôles spécifiques sont déterminés au sein des équipes et des accès contrôlés sont accordés aux parties prenantes afin de réguler l’accès à la data et de responsabiliser chacun. Des dispositifs de protection tels que les pare-feux, le chiffrement ou les systèmes de détection d’intrusion sont instaurés pour lutter contre les cyberattaques et assurer l’intégrité des données personnelles des utilisateurs.
Les bénéfices du MDM pour une conformité RGPD garantie
Réduction des doublons et des incohérences
Les doublons et les erreurs sont souvent la conséquence d’un cloisonnement de l’information au sein de l’entreprise. Lorsque les données sont stockées dans des silos indépendants les uns des autres, elles sont non seulement incohérentes, mais elles compliquent également la mise en conformité au RGPD.
Grâce aux mécanismes de nettoyage, de déduplication et de synchronisation, le MDM prévient les doublons et assure l’exactitude et l’actualité des informations. Cela limite les risques de non-conformité et renforce la fiabilité des données clients utilisées dans toute l’organisation. En cas de demande de consultation des données personnelles de la part des utilisateurs, les informations fournies sont correctes, ce qui renforce leur confiance.
Gestion des consentements et des préférences clients
Pour être conforme au RGPD, chaque entreprise doit collecter et suivre le consentement et les préférences de ses clients concernant la communication et le traitement de leurs données.
Cette tâche, cruciale pour le respect des droits des utilisateurs, est facilitée par le recours à un outil MDM. Ce dernier permet d’enregistrer chaque consentement de manière centralisée, ainsi que les préférences des clients en temps réel.
Audit et traçabilité des données
La traçabilité des données est essentielle pour le respect du RGPD, qui nécessite une transparence complète sur l’accès et l’utilisation des données personnelles tout au long de leur durée de vie.
Le Master Data Management permet de retracer chaque modification apportée aux données, mais aussi l’identité des utilisateurs ayant accédé aux informations et les opérations effectuées. Cette fonctionnalité apporte une visibilité totale et renforce la responsabilité au sein de l’entreprise, démontrant un engagement clair pour la conformité.
Capacité de suppression et de rectification rapide des données
L’intégration efficace des données est particulièrement importante pour respecter le droit à l’oubli, qui donne aux utilisateurs la possibilité de demander l’effacement de leurs données personnelles.
Un système MDM facilite ce processus en permettant une suppression rapide et complète des données dans toutes les applications de l’entreprise. Étant donné que les informations sont centralisées, identifiées et classées, il est simple d’y accéder pour les supprimer en répercutant cette action à travers tout le système informatique de la structure.
La solution xDM Semarchy : le socle de votre conformité réglementaire
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