La gouvernance des données RH est aujourd’hui essentielle pour bâtir un vivier de talents attractif et performant. Elle consiste à piloter les données collaborateurs afin de prendre des décisions stratégiques, depuis l’optimisation du recrutement jusqu’à la fidélisation.
Imaginez pouvoir prédire quels candidats deviendront vos meilleurs atouts, ou identifier en amont les formations les plus efficaces pour faire évoluer les carrières. Voilà la puissance d’une gouvernance efficace des données RH.
Avec des réglementations comme le RGPD et une montée en puissance des RH orientées data, la gouvernance des données n’est plus une option. Il ne s’agit plus seulement de protéger les informations sensibles comme les salaires ou les évaluations annuelles : il s’agit de transformer ces données en leviers d’action concrets.
Une gouvernance performante des données collaborateurs permet de relever les vrais défis RH. Par exemple, elle réduit le time-to-hire en garantissant l’exactitude et l’accessibilité des données de recrutement, ou améliore l’engagement grâce à des feedbacks fiables transmis au bon moment aux managers. Elle réunit différents rôles,du responsable SIRH à l’officier conformité, pour maintenir la qualité des données sur tous les plans.
Déployer la gouvernance des données RH suppose de repenser les mentalités. Il faut accompagner les professionnels RH dans la montée en compétences sur la data, et encourager une approche analytique. En commençant par des chantiers ciblés, comme la fiabilisation des coordonnées collaborateurs, les entreprises peuvent ensuite avancer vers des initiatives plus complexes, telles que l’analytique prédictive appliquée à la gestion des effectifs.
Cette démarche garantit des données collaborateurs aussi conformes que stratégiques. C’est utiliser la data RH pour répondre à des questions de fond : Pourquoi les meilleurs talents quittent-ils l’entreprise ? Comment favoriser la diversité dans les équipes ? Quel est le ROI de nos programmes de formation et développement ? Grâce à une bonne gouvernance, la fonction RH peut apporter ces réponses et améliorer la performance globale de l’entreprise.
Créer un cadre de gouvernance des données RH
Pour garantir une gestion optimale de vos données RH, il est crucial de mettre en place un cadre de gouvernance robuste.
Commencez par définir de façon claire la propriété et la gestion des données RH : chaque tâche de qualification des données doit être portée par une personne ou une équipe identifiée. Élaborez et appliquez ensuite des standards de qualité pour toutes les données RH, en précisant pour chaque type de donnée les niveaux attendus de précision, complétude et actualisation.
Définissez également des règles sur l’accès, l’usage et la protection des données RH : gestion des droits en fonction des rôles et strict respect des réglementations de protection des données personnelles. Documentez vos objectifs, quels indicateurs de succès, quels rôles et responsabilités, au sein d’une charte dédiée à la gouvernance des données RH.
Il est aussi important de structurer des instances formelles, comme un comité de gouvernance, qui supervise la démarche. Ce groupe doit réunir des représentants RH, informatique, juridique et toutes les parties prenantes concernées, et assurer la bonne application de processus standards en matière de collecte, stockage, usage et suppression des données.
Enfin, équipez-vous de processus et outils pour gérer les métadonnées RH : création de dictionnaires de données, tenue à jour des sources et définitions. Ces éléments constituent la base d’une gouvernance efficace, permettant à l’organisation de valoriser pleinement son patrimoine RH.
Pilotage du cycle de vie des données RH : les bonnes pratiques
Une bonne gouvernance suppose de maîtriser les données RH tout au long de leur cycle de vie. Voici les aspects clés à considérer :
- Collecte et saisie des données : Formalisez des méthodes standardisées de collecte et de saisie : guide de saisie, contrôles de validation, formation des utilisateurs pour garantir la qualité dès la source.
- Mise à jour des données : Mettez en place des processus réguliers de contrôle, nettoyage et actualisation pour détecter et corriger rapidement toute anomalie.
- Stockage et suppression : Déterminez des durées de conservation adaptées à chaque catégorie de données RH, et définissez des procédures d’archivage ou de suppression conformes à la législation.
- Synchronisation des données : Assurez la cohérence des données RH entre les différents systèmes (SIRH, paie, systèmes de gestion annexes) à l’aide de processus de synchronisation automatisés.
- Sauvegarde des données : Déployez des mécanismes de sauvegarde et de restauration robustes pour garantir la continuité d’activité en cas de perte ou incident, avec des tests réguliers.
- Gestion des migrations de données : Prévoyez des stratégies dédiées lors des changements ou upgrades systèmes : cartographie, nettoyage, validation des données aux différentes étapes.
- Utilisation du Master Data Management (MDM) : Appuyez-vous sur les meilleures pratiques du Master Data Management pour les données RH critiques, comme les fiches salariées, afin d’assurer une source unique et fiable de vérité sur l’ensemble de l’organisation.
Technologies et outils pour la gouvernance des données RH
Assurez-vous que vos outils de gouvernance des données s’intègrent parfaitement à vos environnements SIRH, paie, et autres systèmes RH. Cette interopérabilité est essentielle pour garantir la cohérence des données RH au sein de l’ensemble des sources. Recherchez également les opportunités d’automatiser les processus clés, tels que les contrôles qualité, la mise à jour des métadonnées ou le suivi de conformité, afin d’alléger la charge manuelle et de réduire les risques d’erreur.
Veillez aussi à vous doter d’outils de visualisation et de reporting permettant de piloter facilement les indicateurs de qualité des données RH et les KPIs de gouvernance. Cela facilite le suivi des progrès et la démonstration de la valeur créée auprès des parties prenantes internes.
N’oubliez pas : les données RH compte parmi les informations les plus sensibles de l’entreprise. Votre solution doit impérativement offrir des fonctions avancées de contrôle et de traçabilité des accès, afin que seules les personnes habilitées puissent consulter ou modifier ces données confidentielles. Sécurité et confidentialité restent une priorité absolue.
6 conseils pour instaurer une culture de la gouvernance des données RH
Créer une culture où l’on valorise la gouvernance des données RH est la clé d’un succès durable.
Voici 6 recommandations pour y parvenir :
- Former les équipes RH et tous les utilisateurs des données : Développez des programmes d’apprentissage dédiés à la gouvernance des données, la confidentialité, la sécurité et l’importance d’une donnée fiable. Des sessions régulières garantissent que chacun connaît son rôle dans la fiabilisation des données.
- Montrer la valeur des données de qualité et de l’analytique RH : Illustrez comment des données fiables apportent de meilleurs insights et décisions, afin de favoriser une réelle culture « data-driven » au sein de la fonction RH.
- Mettre en place une démarche d’amélioration continue : Programmez des révisions régulières des politiques de gouvernance, sollicitez des retours, restez en veille sur les bonnes pratiques du marché : l’efficience de la gouvernance s’entretient et se renouvelle.
- Accompagner le changement : Déployez des actions pour accompagner vos collaborateurs dans l’adoption des nouvelles pratiques et technologies : une communication claire sur les raisons et bénéfices du changement permet de lever les freins.
- Créer un réseau de data stewards : Nommez des ambassadeurs de la gouvernance à travers l’organisation pour promouvoir les bonnes pratiques et épauler leurs collègues. Leur rôle : relayer la culture data et infuser la responsabilité collective.
- Mettre en place des dispositifs de reconnaissance : Valorisez les collaborateurs qui s’illustrent en matière de gouvernance ou d’amélioration de la qualité des données. Les incitations peuvent renforcer l’engagement autour du projet.
En appliquant ces recommandations, votre entreprise ancrera durablement la valeur de la gouvernance des données collaborateurs et progressera vers une gestion RH toujours plus performante.
Par Steven Lin, Responsable Marketing Produit, Semarchy
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