“Le Master Data Management (MDM) offre la plus grande des récompenses lorsqu’il est bien mené, mais nécessite aussi le plus grand des efforts”. Cette phrase de Sally Parker, Director Senior Analyst citée par Gartner, résume bien l’enjeu de la gestion des données maîtres pour les entreprises : elle constitue à la fois une opportunité clé et un challenge.
À l’ère du Big Data et de la transformation numérique, les organisations doivent devenir data-centric pour demeurer compétitives sur le marché. Se tourner vers la gestion et l’analyse de la donnée n’est plus un avantage concurrentiel, mais bien une nécessité pour rationaliser les processus, accompagner la digitalisation et proposer des offres et des produits personnalisés.
Par quoi commencer pour mettre en place la gestion des données de référence dans votre entreprise ? Pourquoi et comment lui appliquer un cadre pérenne ? Quel outil choisir pour votre MDM ? Semarchy vous guide.
Qu’est-ce qu’un logiciel de Master Data Management ?
Le Master Data Management ou la gestion des données de référence
Le Master Data Management apporte une réponse à la complexité de la gestion des données. Toute entreprise dispose d’actifs de données importants : données clients, fournisseurs et salariés, informations concernant les lieux de travail, les entrepôts et la logistique, données relatives aux produits, aux services, au marketing ou aux transactions.
Ces données brutes ne peuvent pas être analysées telles quelles : cloisonnées, elles sont le plus souvent difficilement accessibles aux équipes concernées. Leur fiabilité n’étant pas avérée, il est compliqué de les mettre en relation avec d’autres informations pour établir des analyses pertinentes.
Le Master Data Management intervient alors comme une méthode structurée permettant de gouverner la data en entreprise. Vérification, collecte, agrégation, gestion, distribution : il s’agit d’un procédé global qui permet de tirer parti des données pour créer un référentiel d’information unique.
La gestion des données de référence repose sur trois piliers :
- Les personnes : les différentes équipes et services doivent être impliqués dans le processus de MDM, qu’il s’agisse du personnel spécialisé (département IT, data scientists), des managers ou des employés ;
- Les processus : de nouvelles pratiques en matière de gouvernance et de contrôle qualité de la donnée sont instaurées pour que le MDM soit uniforme à travers tous les services et systèmes de l’entreprise ;
- La technologie : la solution MDM fournit une plateforme unique et sécurisée, ainsi que des outils de nettoyage, de gestion de bases de données ou encore d’analyse.
À savoir : un logiciel de Master Data Management n’est pas un système unique à appliquer à toutes les entreprises. Il s’agit au contraire d’un cadre sur mesure qui s’adapte notamment au domaine d’activité de l’organisation, aux types de données traités et à l’infrastructure IT préexistante.
Les 4 couches de l’architecture de gestion des données de référence
Les applications de Master Data Management sont constituées de quatre couches de complexité croissante dans la gestion des données, servant chacune de base à la suivante :
- Couche d’intégration : fondation du système MDM, cette première couche est chargée d’agréger les données provenant de sources disparates. Bases de données, systèmes ERP (Entreprise Resource Planning), CRM (Customer Relationship Management), flux de réseaux sociaux : ces informations sont consolidées et interconnectées pour offrir une vue unifiée ;
- Couche de gestion : cette deuxième couche assure l’uniformité des données grâce à la définition de règles et de politiques en matière de MDM. La qualité des informations est garantie par leur nettoyage, leur validation et leur harmonisation ;
- Couche de stockage : des mesures de cybersécurité sont mises en place pour protéger les données. En cas d’interruption des activités, des mécanismes de sauvegarde et de récupération sont prévus ;
- Couche d’accès : cette dernière couche met en place le contrôle des accès aux données de référence, à travers la définition de rôles et d’autorisations pour les utilisateurs. Elle permet la conformité à la réglementation sur la protection des données, mais aussi le maintien de la confidentialité des informations critiques de l’entreprise.
Les avantages d’un logiciel MDM
Au-delà d’être une nécessité pour obtenir une vision éclairée des activités et des processus, un logiciel de Master Data Management bien conçu peut devenir un atout important pour exploiter la puissance des données et accélérer la croissance de l’entreprise.
En améliorant la cohérence et la précision des données, les organisations optimisent l’efficacité opérationnelle des différents métiers et augmentent leur productivité. Ce gain de croissance s’accompagne d’une diminution des risques qui entraîne une réduction des coûts. Le retour sur investissement de la solution MDM est donc assuré, ainsi qu’une augmentation globale des moyens qui permet de saisir de nouvelles opportunités commerciales.
Il est en effet plus aisé pour les entreprises dotées d’une gestion des données de référence performante de saisir les occasions qui se présentent à elles en prenant des décisions éclairées. Grâce à l’exactitude de leurs données, leurs actions reposent sur une base solide qui entraîne des stratégies business efficaces. En ayant une vision précise de leurs clients et du comportement de ces derniers, elles peuvent mener des campagnes marketing ciblées et proposer des offres personnalisées.
Enfin, le MDM met fin à la non-conformité en matière réglementaire : l’organisation n’est plus pénalisée par la violation de données, car la législation stricte en termes de conservation des données personnelles est respectée.
Comment mettre en place un système MDM ?
Étape 1 : le choix de la solution de Master Data Management
La première étape pour mettre en place la gestion des données de référence au sein de votre entreprise est cruciale : il s’agit du choix de votre logiciel de Master Data Management.
La solution de MDM choisie doit comporter plusieurs atouts non négociables pour garantir son efficacité et sa pérennité au sein de votre structure :
- Agilité et évolutivité : la plateforme choisie doit être flexible et scalable pour s’adapter à l’accroissement du volume de données généré par votre organisation au fil du temps, ainsi qu’aux nouveaux outils implémentés et aux nouvelles règles de gouvernance de l’information ;
- Facilité d’intégration : votre solution MDM doit s’intégrer aisément au sein de votre Système d’Information (SI) et de votre infrastructure IT grâce à une API dédiée. Son architecture agnostique doit pouvoir être liée à tous types de technologies, dans le cloud, sur site ou dans des environnements hybrides. Semarchy possède ainsi un système embarqué de Data Integration qui permet d’accélérer l’intégration du MDM au sein du SI ;
- Gouvernance adaptée à tous les métiers : à travers une plateforme unique à l’UX design étudié, votre outil MDM doit fédérer les équipes IT et business autour d’objectifs communs.
Et si vous faisiez appel à un expert pour vous accompagner dans la gestion de vos données de référence ? La solution de Master Data Management Semarchy répond à toutes ces exigences en mettant l’accent sur l’utilisabilité, la flexibilité et la rapidité de mise en œuvre.
Ces atouts clés vous permettent de remporter aisément l’adhésion de vos équipes afin de révolutionner en profondeur la gestion de l’information dans votre structure et de devenir une entreprise data-driven.
Étape 2 : la mise en place de la solution de Master Data Management
Une fois le choix de votre logiciel MDM effectué, un processus bien précis est nécessaire pour mettre en place la gestion des données maîtres dans votre entreprise :
- Identifier vos données de références : définir précisément les données critiques utiles pour la conduite de vos opérations et la prise de décision est le prérequis de la démarche MDM. La détermination de ces informations dépend des besoins et des objectifs de votre structure ;
- Fixer des règles et des standards de gouvernance : les conventions de nommage, les normes de formatage et les règles de validation doivent être établies en amont pour maintenir la cohérence des informations. Le garant de ces protocoles, appelé data steward, est également désigné ;
- Intégrer les données à la solution choisie : le processus d’intégration ETL (Extract Transform Load) est employé pour agréger les informations sur la plateforme MDM. Les processus de mise à jour continue et de synchronisation des données maîtres sont également instaurés ;
- Déployer le logiciel : après l’intégration, le système est lancé, connecté avec les autres applications du SI et alimenté en temps réel avec les données de référence ;
- Maintenir l’outil : une maintenance régulière est essentielle pour s’assurer que le logiciel MDM remplit ses fonctions. Mises à jour fréquentes, vérification de la qualité des données : le data steward doit s’assurer que la solution est performante sur le long cours.
Étape 3 : les bonnes pratiques pour une gestion des données de référence performante
Le principal facteur de réussite du Master Data Management en entreprise est l’adhésion des équipes. Pour cela, plusieurs pistes sont à explorer :
- Instaurez le MDM progressivement : même si la gestion des données maîtres est destinée à vous offrir une vision à 360° de la data au sein de votre structure, il peut être plus prudent de commencer par un domaine en particulier avant de révolutionner toute l’organisation de l’information. Cela vous permettra d’apprendre de votre expérience avant de passer à la vitesse supérieure ;
- Faites des dirigeants des exemples à suivre : leur soutien permet de vous assurer de disposer des ressources nécessaires pour le projet et d’instaurer une culture data-centric à l’échelle de votre entreprise ;
- Favorisez la collaboration entre les services : en faisant preuve de pédagogie, vous pouvez conduire le changement à travers les différents départements, des équipes IT aux services opérationnels ;
- Récoltez des retours d’expérience : demandez des feedbacks aux parties prenantes afin de mettre en place un processus d’amélioration continue de votre solution MDM et de renforcer l’engagement de vos équipes.
Enfin, la réussite de votre Master Data Management repose en grande partie sur les performances du logiciel choisi. Avec Semarchy, vous pouvez pleinement vous concentrer sur les aspects humains : notre solution MDM garantit la qualité de vos données et intègre des outils puissants pour répondre à tous vos besoins métiers. Nous vous garantissons un retour sur investissement en moins de 12 semaines.
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