En exploitant une plateforme de données unifiée, l’enseignement supérieur peut relever avec succès les défis de la gouvernance, de maîtrise des données de référence et de la qualité des données qui peuvent aider les dirigeants à créer des changements durables.
Les établissements d’enseignement supérieur aux États-Unis sont confrontés à des défis incroyables. Même avant la pandémie de COVID-19, les modèles opérationnels de l’enseignement supérieur étaient sous une pression énorme. De nombreux établissements, connaissant une baisse des inscriptions, ont vu leurs dépenses dépasser leurs revenus et ont été contraints de puiser dans leurs dotations pour combler les déficits. De plus, avec la réduction des subventions étatiques après la pandémie en 2021 et 2022, les défis fiscaux ne seront pas prêts de s’atténuer de sitôt.
Selon McKinsey, l’une des façons dont l’enseignement supérieur peut transformer cette trajectoire, c’est grâce à l’efficacité opérationnelle, y compris une meilleure gestion des données de l’éducation :
« …opérer de manière plus flexible et résiliente sur le long terme peut aider les institutions à sortir plus fortes des défis actuels et à se préparer pour ceux à venir. Une véritable transformation améliore souvent l’excédent d’exploitation de 20 pour cent ou plus — de l’argent qui peut ensuite être réinvesti dans la mission de l’institution. Mais une telle transformation requiert un programme intensif à l’échelle des opérations, axé sur l’amélioration des résultats des étudiants et sur l’amélioration de la santé et de la performance organisationnelles. »
Améliorer la santé organisationnelle commence par les éléments de base – vos données.
Devenir une organisation pilotée par les données suppose d’abord de comprendre pourquoi c’est essentiel d’opérer cette transition et de véhiculer l’urgence de ce besoin. Dans ce contexte, les équipes opérationnelles de l’enseignement supérieur peuvent se fier aux dernières données pour explorer, comprendre et prévoir ce qui se passe et prendre des décisions critiques pour la continuité.
Accélérer la transformation numérique peut non seulement améliorer l’efficacité et l’agilité opérationnelles, mais cela peut également ouvrir la voie pour transformer les organisations dotées de systèmes obsolètes en entreprises flexibles, menées par les données et les analyses, capables de grandir dans ce nouveau siècle.
Voici cinq façons d’améliorer la gestion des données dans l’enseignement supérieur.
1. Dresser une vue à 360° des étudiants, du personnel et des anciens élèves
Imaginez un instant pouvoir suivre le cycle de vie complet des étudiants, dès leurs débuts en tant que candidats, à travers leur parcours en tant qu’étudiants, décrochant leur diplôme pour devenir des anciens élèves, et jusqu’à (potentiellement) devenir parents de futurs étudiants. Ou, par exemple, suivre une personne qui peut être étudiante dans un département, enseignante dans un autre département, ancienne étudiante dans un autre encore, ancien élève dans un autre département, etc. – avec un seul et unique dossier de référence.
Créer une vue nettoyée, sans doublons, et consolidée des personnes que l’université sert pour la gestion des identités, la provision des comptes, et les besoins analytiques et de rapport peut aider les établissements à répondre à leurs besoins croissants en matière de conformité, d’administration, d’accès des étudiants, de responsabilité et d’analyse, y compris les données pour :
- Mieux soutenir et engager les étudiants avec des données centralisées pour gérer les résultats concernant la santé physique, académique et financière des étudiants afin d’intervenir avant la survenance de problèmes, réduire les taux d’abandon, gérer les épidémies, et apporter du soutien.
- Améliorer les connexions avec les anciens élèves et la communauté pour les opportunités de sensibilisation et de développement avec des données centralisées pour les initiatives de marketing.
- Suivre les relations fluides que les gens entretiennent avec votre institution éducative avec continuité pour le développement, la recherche, la sensibilisation, le marketing, et plus encore.
2. Dynamiser votre modèle d’apprentissage en ligne
Si la pandémie nous a appris une chose, c’est que la flexibilité est essentielle. Avec le grand basculement vers l’apprentissage en ligne, les établissements d’enseignement supérieur du monde entier ont été contraints de repenser leurs modèles éducatifs. Ce changement s’est effectué non seulement au plus fort de la pandémie, mais s’est poursuivi depuis lors – pour créer des options d’apprentissage flexibles pour les étudiants et les enseignants et évaluer le potentiel des cours en ligne en termes de revenus.
De plus, la formation professionnelle continue et la formation des cadres sont une haute priorité et une source de revenus importante pour toutes les universités. Cette population en croissance avec différents niveaux d’affiliation et d’interaction nécessite une solution de gestion des données de référence (Master Data Management, MDM) complète pour fournir une meilleure expérience utilisateur.
Avec une plateforme unifiée de gestion des données éducatives, les écoles peuvent :
- Réaliser des actions de sensibilisation et suivre la participation à toutes les activités universitaires, les envois de courrier, les interactions sur les médias sociaux, et plus encore.
- Provisionner des comptes utilisateur pour permettre un accès en quasi temps réel à l’intégralité du programme des cours en ligne.
- Permettre un accès plus large aux portails en ligne pour toutes les ressources offertes par l’université.
- Identifier des opportunités d’obtention de diplôme et d’avancement de carrière à partir des données des cours en ligne pour engager davantage les apprenants.
3. Améliorer la collecte de fonds et la sensibilisation des donateurs
Avec une quantité aussi vaste de données et des identités différentes pour les anciens élèves et les donateurs qui évoluent et qui doivent être gérées et fusionnées, une plateforme unifiée de gestion des données de l’enseignement supérieur est en mesure de l’accomplir. En fait, en s’assurant que chaque morceau d’information sur leurs parcours de vie est associé à la bonne identité, sans créer de doublons, les institutions peuvent disposer de données précises et fiables.
Aligner la gestion des données de référence (MDM) pour l’éducation avec les stratégies de collecte de fonds et de sensibilisation des donateurs améliore non seulement le support client avec l’exactitude des données et des dossiers sur tous les apprenants, mais cela peut aussi se traduire par la migration des données des systèmes anciens vers le cloud pour :
- Améliorer la qualité, la cohérence et la gouvernance des données pour tous les départements.
- Réduire les frais généraux opérationnels pour la gestion de plusieurs systèmes et sources de données.
- Maintenir des dossiers d’anciens élèves en temps réel pour les dons, le développement professionnel, l’apprentissage en ligne, les postes de professeurs invités, et le réseautage.
4. Conformité avec les réglementations sur la protection des données
La migration des anciennes données et la fusion des enregistrements lors du passage à un système de gestion des données basé sur le cloud peuvent créer des exigences uniques en matière de gouvernance des données. De plus, les cyberattaques ont augmenté de façon exponentielle au cours des cinq dernières années, sans aucun signe de ralentissement. La protection des données personnelles et organisationnelles est d’une importance capitale.
Avec la Plateforme de Données Unifiée de Semarchy Data Platform, vous bénéficiez des avantages suivants :
- Un logiciel robuste de gouvernance de données pour aider les institutions éducatives à se conformer aux lois sur la protection des données (RGPD, CCPA, HIPAA).
- Une codification adéquate pour aider à sécuriser les données personnelles identifiables (PII) (par exemple, le masquage des données et l’anonymisation, des rôles basés sur la sécurité pour protéger les PII) conformément aux exigences de sécurité de l’université.
- Des meilleures pratiques et une redondance des données pour réduire la fraude et les risques de conformité.
5. Rapports inter-départements et meilleure gestion des données administratives
Avoir une meilleure maîtrise des rapports sur l’ensemble des départements tels que la comptabilité, les ressources humaines, les admissions, la finance, l’aide financière, l’assistance sociale et le marketing (pour ne citer que ceux-là) est presque impossible avec de multiples systèmes et des rapports Excel désorganisés. Une interface utilisateur ergonomique conçue pour les employés de bureau avec des flux de travail intuitifs pour la saisie des données facilite la gestion de toutes les données, offrant ainsi :
- Des outils administrés par l’entreprise / les départements et faciles d’utilisation pour les utilisateurs finaux qui leur permettent d’effectuer des modifications.
- Des modèles d’intégration et de maintenance de données faciles à gérer.
- Des outils de rapport efficaces, cohérents et pilotés par les utilisateurs sur l’ensemble des départements et des emplacements physiques pour une vue complète de la santé financière, opérationnelle et académique.
Les personnes et les processus constituent une part cruciale de toute organisation de l’enseignement supérieur
Avec la Plateforme de Données Unifiée Semarchy Data Platform, les organisations de toute taille peuvent adopter une approche modulaire de l’implémentation sur la base de leurs besoins et créer une fondation opérationnelle pour soutenir, faciliter et accélérer la transformation numérique. Éliminer les systèmes informatiques obsolètes et passer à une plateforme hébergée dans le cloud peut accroître l’efficacité opérationnelle, l’agilité et le développement.
Entièrement centré sur la gestion des données de référence (Master Data Management) et avec un hub collaboratif pour la gestion et la gouvernance des données au sein de votre organisation, vous pouvez avoir plus de contrôle et en tirer les avantages suivants :
- Éliminer les coûts de redondance des données opérationnelles avec un seul processus de gestion des données éducatives.
- Gérer la qualité de volumes massifs de données avec un seul hub de confiance pour la création, la consolidation et la maintenance des dossiers d’apprenants.
- Améliorer le service client et l’expérience client tout en maintenant la continuité d’un service supérieur avec un accès à des données complètes sur les étudiants, le personnel, la famille, la communauté et les anciens élèves, l’historique et les informations.
- Protéger de manière transparente les données personnellement identifiables (PII) avec une gouvernance stricte sur l’accès aux données, les identifiants et la conformité.
- Réduire les risques financiers, de crédit et juridiques tout en gérant de manière proactive la confidentialité, la détection de la fraude et le chiffrement des données avec une seule plateforme logicielle pour la gouvernance, la maîtrise des données de référence, la qualité des données, l’enrichissement et les flux de travail.
- Établir des flux de travail personnalisés pour répondre à des besoins commerciaux uniques en termes de cohérence, de précision et d’exhaustivité.
- Préparer la fondation pour soutenir et s’adapter aux besoins changeants des consommateurs, des apprenants et des institutions éducatives.
Conclusion
Pour vous aider à améliorer la gestion des données dans l’enseignement supérieur et à rester conforme avec un environnement en constante évolution, Semarchy vous apporte l’agilité nécessaire pour capturer facilement de nouveaux éléments de données ou pour partager des données avec de nouveaux endroits – quel que soit l’avenir.
Que vous soyez en train de construire une stratégie pour l’apprentissage en ligne, pour l’augmentation de la croissance financière ou physique, ou d’autres priorités changeantes, la Plateforme de Données Unifiée Semarchy Data Platform vous aide à vous adapter avec une implémentation flexible et progressive qui rend les changements itératifs possibles.
Notre plateforme pour la gestion des données de référence dans l’éducation est un accélérateur considérable et durable pour les organisations qui s’orientent vers un pilotage par les données et axé sur les analyses.
Écoutez ce podcast de notre client, le National Student Clearinghouse, qui explique ce que sont la qualité des données et la MDM et comment atteindre efficacement des initiatives de données avec des outils tels que Semarchy xDM.